Jak wdrażać lidera do organizacji?

113

Gdy jako organizacja przeżywaliśmy dynamiczny wzrost, nasi liderzy pojawiali się niejako sami poprzez tzw. „pączkowanie”.  Po prostu wśród nas inżynierów wyłaniały się osoby o predyspozycjach i chęci do roli liderskiej, a jednocześnie rozumienie tego, co i jak robimy, było na bardzo wysokim poziomie.

Z czasem model ten zaczął się jednak wyczerpywać, a z drugiej strony chcieliśmy także pozyskać osoby o nieco innych doświadczeniach czy spojrzeniu na pewne sprawy. Wydawało się, że wiemy, jacy jesteśmy, co robimy, kogo szukamy i to wystarczy. Okazało się, że nie do końca…Nie zdawaliśmy sobie sprawy, że wiele organizacji pracuje zupełnie inaczej i nowi liderzy potrzebują dużo czasu, żeby zrozumieć nasz sposób działania. Role liderskie okazywały się być bardzo szeroko rozumiane i pozyskiwanie osób pod naszą konkretną potrzebę było znacznie trudniejsze, niż sądziliśmy. Gdy już wydawało się, że wszystko jest na dobrej drodze, to wtedy zaczęliśmy dopiero odczuwać niedociągnięcia w samym procesie wdrażania. Nie pozostawało nam nic innego, jak wyciąganie wniosków i wdrażanie kolejnych usprawnień. Przez te kilka lat nauczyliśmy się całkiem sporo i chciałbym się z Wami, Drodzy Czytelnicy, podzielić najważniejszymi wnioskami, jakie nie tylko ja, ale i cała nasza organizacja, wyciągnęliśmy. Pozyskiwanie nowych liderów do organizacji to temat złożony i dziś skupimy się na samym wdrożeniu, a być może będzie jeszcze okazja napisać także o rekrutacji do tej roli.

 

Lider wdraża się dłużej

Wdrożenie lidera do organizacji trwa dłużej niż dla typowych ról projektowych (np. dla branży IT – developera czy QA). Wynika to z kilku czynników:

  • Poznanie nowego środowiska pracy – lider musi poznać organizację, projekt, ludzi – wiele obszarów i wiele wymiarów
  • Różnorodność ról liderskich – rola lidera jest definiowana na wiele różnych sposobów, dopasowana do danej organizacji – brak pełnego dopasowania roli z jednej organizacji do drugiej
  • Rola liderska wymaga umiejętności z wielu obszarów, twardych i miękkich – większe ryzyko niedopasowania ze względu na szerokość kompetencji

W efekcie nowy lider musi nie tylko poznać nowe miejsce pracy, ale także dobrze określić swoją osobę w nowej roli. Aby z jednej strony optymalizować czas wdrożenia, ale też i poprawiać jakość tego procesu, powinniśmy stworzyć odpowiednie warunki do wdrożenia.

 

Wdrożenie do istniejącego projektu

Po pierwsze najlepiej jest wdrażać lidera do istniejącego projektu – nowy lider zastępuje obecnego lidera, który przeprowadza go przez wdrożenie. Jest to bardzo ważny warunek wejściowy w całym procesie i decyduje w dużej mierze o powodzeniu wdrożenia. Także proces rekrutacji powinien uwzględniać dopasowanie kandydata do konkretnego projektu, a nie po prostu do ogólnej roli lidera.

 

Poznanie organizacji

Lider powinien poznać kluczowe aspekty działania organizacji i zrozumieć (na ile jest to możliwe w taki krótkim okresie) jej kulturę i cele. Oznacza to, że poznaje i rozumie:

  • Czym zajmuje się firma, jaką ma historię i jakie jest powiązanie pracy lidera z działaniem całej organizacji
  • Jakie są wartości, którymi organizacja kieruje się w codziennej pracy
  • Misję i wizję organizacji i jej powiązanie z projektem, do którego dołącza
  • Aktualną strategię firmy, kluczowe działania z niej wynikające i jej powiązanie z projektem, do którego dołącza
  • Miejsce lidera w organizacji (w tym, kto jest przełożonym lidera i jakie ma oczekiwania)

 

Poznanie projektu

Mając zrozumienie otaczającego go świata, nowy lider może poznać bardziej dokładnie jego wycinek, którym jest projekt oraz zespół, do którego dołącza. Kluczowe elementy to:

  • Najważniejsze informacje o projekcie, jego dotychczasowa historia i plany na przyszłość
  • Informacje o członkach zespołu (historia pracy w firmie i projekcie, plany rozwojowe, oczekiwania)
  • Informacje o kliencie (historia współpracy z firmą, oczekiwania w obecnym projekcie)
  • Informacje o pozostałych interesariuszach projektu

 

Poznanie procesu wdrożenia

Wdrożenie lidera skupia się na poznaniu organizacji oraz docelowego projektu lidera. Warto zadbać o to, aby lider wiedział, jak owo wdrożenie będzie przebiegać:

  • Kto i w jakiej roli będzie brał udział w procesie wdrożenia
  • Czas trwania wdrożenia
  • Obowiązki, prawa i oczekiwania dla lidera w czasie wdrożenia
  • Po czym i kiedy poznamy, że wdrożenie się zakończyło
  • Co po wdrożeniu

 

Bezpieczne wdrożenie

Nowy lider oraz otoczenie zaangażowane w jego wdrożenie powinno czuć się bezpiecznie i stąd pożądanym sposobem wdrożenia lidera jest zastosowanie „job shadowingu” – w skrócie nowy lider najpierw stoi nieco z boku i w roli obserwatora poznaje otoczenie i sposób pracy obecnego lidera, następnie wspólnie z nim zaczyna wykonywać obowiązki przypisane do jego roli i finalnie pod okiem obecnego lidera sam wykonuje swoją pracę. Ten model, oparty o trzy fazy (obserwowanie, współdziałania, działanie samodzielnie), zapewnia stabilne wdrożenie.

Przykładowy wysokopoziomowy plan wdrożenia lidera

Data Realizuje Temat Obszary
01.02 Przełożony oraz obecny lider Wprowadzenie Wzajemne zapoznanie, przedstawienie planu wdrożenia wraz z oczekiwaniami.
02.02 Dział HR Podstawy organizacji Poznanie kluczowych informacji o organizacji – historia, stan na dziś, plany na przyszłość, struktura i rola lidera w organizacji.
03.02 Dział HR Kultura organizacji Poznanie wartości organizacji i jej kultury.
05.02 Obecny lider Zespół oraz klient Przedstawienie informacji o osobach po stronie zespołu oraz klienta.
08.02-20.02 Liderzy innych zespołów Praca innych liderów Pokazanie metod pracy w innych zespołach, sposobów na prowadzenie planowania czy retrospektywy.
24.02 Obecny lider Systemy Praca z systemami wykorzystywanymi w pracy lidera w projekcie.
28.02 Obecny lider, klient Poznanie klienta Delegacja do siedziby klienta, poznanie bliżej domeny biznesowej, użytkowników.
15.03 Obecny lider, zespół Rozmowy feedbackowe Wspólne przeprowadzenie rozmów feebackowych z członkami zespołu.
.. .. .. ..
01.05 Przełożony, obecny lider, nowy lider, pozostałe osoby Feedback do procesu Zebranie informacji zwrotnej na temat wdrożenia, wprowadzenie usprawnień do procesu w ramach całej organizacji.

 

Powyższy plan pokazuje tylko perspektywę wdrożenia lidera, nie uwzględnia zarówno działań przed samym wdrożeniem czy potrzeb pozostałych osób, których zmiana dotyczy – zaznaczam jednak, że warto o tym pamiętać.

Sam plan nie omawia także szczegółowo rozwiązań, a jedynie sygnalizuje obszary, którymi należy się zająć. Przykładowo w ramach poznawania zespołu można:

  • Zastosować Personal Maps z udziałem nowego lidera
  • Organizować spotkania 1 na 1 lidera z osobami zespołu
  • Zorganizować mniej oficjalne spotkanie wszystkich po pracy

W celu upewnienia się, że wdrażany lider rozumie organizację i specyfikę nowej pracy można działać w oparciu o dziennik wdrożenia. Wdrażany lider każdego dnia odnotowuje w dzienniku nowe dla niego rzeczy, pojęcia, osoby, które poznał, procesy, z którymi zaczął działać itp. Następnie odnotowane wydarzenia są weryfikowane przez przełożonego podczas wspólnych rozmów. Pozwala to na szybką informację zwrotną i lepsze rozumienie nowego miejsca dla wdrażanej osoby. Być może sami nagle odkryjemy, jak wiele pojęć, skrótów, nazw obcych dla osób z zewnątrz stosujemy i będzie to także feedbackiem dla nas.

Podsumowanie

Myślę, że warto odnotować z dzisiejszego posta przynajmniej pięć kluczowych dla udanego wdrożenia czynników:

  1. Nowy lider przychodzi do organizacji z pewną wizją roli i proces wdrożenia powinien mu pomóc szybko odnaleźć się w nowej rzeczywistości, gdzie rola ta może wyglądać inaczej.
  2. Pierwsze tygodnie wdrożenia są najważniejsze, bo one decydują o tym, jak lider odbierze i zrozumie organizację i jak zostanie odebrany przez zespół oraz klienta.
  3. Lider powinien wdrażać się w bezpiecznym środowisku (np. przez zastępowanie obecnego lidera i przy jego wsparciu oraz braku innych czynników zmiany – jedna zmiana w danym momencie, nie kilka. Oczekiwania z kolei powinny być realistyczne na czas wdrożenia).
  4. Nie zapominajmy także o pozostałych osobach, których zmiana w postaci wdrażania nowego lidera dotyczy – tworzenie bezpiecznych warunków wdrożenia uwzględnia także ich potrzeby.
  5. Zadbajmy o zebranie feedbacku po procesie wdrożenia od wszystkich zaangażowanych stron i wprowadzeniu usprawnień, które z niego wynikną.

Niezależnie od tego, w jakiej roli będziemy (czy to wdrażającego się, czy to osoby obok której ktoś się właśnie wdraża) pamiętajmy także o tym, że mamy różne doświadczenia, sposoby myślenia, nawyki, patrzymy na świat przez swoje własne okulary i odbieramy go nieco inaczej. Starajmy się mieć to na uwadze, szukać więcej pozytywnych stron drugiej osoby niż tych „niepasujących”. Zaufajmy sobie, a dzięki temu zaczniemy zauważać po obu stronach nowe i ciekawe rozwiązania, podejścia oraz metody pracy, które drugi człowiek oferuje nam każdego dnia.

A Ty co myślisz Drogi Czytelniku? Czy w Twojej firmie wygląda to podobnie? Czy są jakieś inne elementy, które warto byłoby wprowadzić? Zapraszam do dyskusji i polecania tego artykułu dalej:)

Image credit: (c) Mikael Leth

Może ci się spodobać również Więcej od autora

Komentarze

This site is using the Seo Wizard plugin created by http://seo.uk.net/