Miernik, metryka, a może wskaźnik, czyli o mierzeniu w projekcie

442

Przy okazji rozmów jeden na jeden rozmawiamy często o tym, w jakim stanie są nasze projekty. Zastanawiamy się czy są jakieś problemy, szukamy możliwych usprawnień. Z moich doświadczeń na bazie wielu takich spotkań wynika, że cała rozmowa zwykle sprowadza się do tego, w jaki sposób podchodzimy do mierzenia naszego procesu. Gdy zaczynamy o tym rozmawiać, to okazuje się, że nie wszystkie obszary projektu są dla nas w pełni zrozumiałe, a to prowadzi do tego, że nie mamy kontroli nad procesem i tym samym, nie jesteśmy w stanie proponować sensownych usprawnień. W mojej ocenie mierzenie jest często mocno upraszczane, powielane są mechanizmy stosowane przez innych (np. mamy burndown chart i przecież to nam wystarczy) i brakuje większej refleksji nad tym, jak podchodzić do pomiarów w projekcie.

Z drugiej strony wszyscy liderzy widzą wartość w retrospektywach i niezależnie od tego, w jaki sposób pracuje dany zespół (scrum, kanban itp.), wszyscy chwalą ten element procesu. Zdecydowanie się z tym zgadzam, gdyż jest to skuteczne narzędzie pozwalające na ciągłe doskonalenie. Uważam jednocześnie, że aby w pełni wykorzystać jego potencjał, nie tylko lider, ale i cały zespół musi rozumieć swój proces i mierzyć to, co jest w nim kluczowe. Ujmując nieco inaczej – zespół nie może bazować tylko na intuicji i własnych emocjach, ale także na danych liczbowych.

Warto wobec tego omówić podstawowe pojęcia związane z mierzeniem, zwłaszcza, że często są one mylone bądź źle rozumiane.

Definicje

Metryka (metric) jest liczbowym pomiarem przedstawiającym wycinek danych w odniesieniu do jednego lub kilku wymiarów. Metryka może być budowana zarówno z mierników, jaki i wskaźników.

Przykład: Komputer pokładowy w moim samochodzie mierzy zużycie paliwa. Planując podróż na wakacje, zakładam średnie spalanie, którego nie chcę przekraczać. W czasie jazdy sprawdzam stan średniego spalania na bieżąco i porównuję z tym, co sobie założyłem.

Miernik (measure) przedstawia wartość zestawioną względem przyjętego standardu, wynikającą z pomiaru. Można powiedzieć, że miernik oznacza precyzyjny pomiar, zgodny z przyjętym standardem.

Przykład: prowadząc samochód, podejmuję decyzję w oparciu o pomiar aktualnej prędkości. Prędkość (km/h) jest mierzona zgodnie z standardami (precyzja).

Wskaźnik (indicator) jest ilościową bądź jakościową wartością, która wskazuje stosunek wielkości rozpatrywanej do przyjętej podstawy. Można powiedzieć, że wskaźnik oznacza pewne przybliżenie, nie oznacza dokładnego pomiaru, a jedynie wskazanie.

Przykład: prowadząc samochód, podejmuję decyzję w oparciu o wskazanie poziomu wypełnienia baku paliwem. Nie jest to dokładny pomiar, a jedynie wskazanie, że bak jest pełny lub pomału zacznie mi brakować paliwa.

KPI (key performance indicator) jest wskaźnikiem związanym z celem. Performance oznacza, że mierzymy naszą wydajność (stopień realizacji celu). Key oznacza, że jest on ważniejszy od pozostałych wskaźników.

Wskaźnik wyprzedzający (Leading Indicator) – wskaźnik, który wskazuje na pewne zjawisko z wyprzedzeniem. Czyli analizując go, możemy spodziewać się pewnych zjawisk, który wystąpią w przyszłości.

Wskaźnik opóźniony (Lagging Indicator) – wskaźnik, który wskazuje na pewne zjawisko już po jego wystąpieniu. Czyli analizując go, możemy otrzymać potwierdzenie na istnienie pewnych zjawisk.

 

W skrócie możemy przyjąć, że:

  • Metryka pozwala nam na porównanie pomiarów względem siebie
  • Miernik mierzy coś (precyzja pomiaru jest ważna)
  • Wskaźnik wskazuje na coś (precyzja nie jest konieczna)

Przykłady

Całkiem możliwe, że po zapoznaniu się z tymi pojęciami, zastanawiacie się, w czym tkwi różnica i o co tak właściwie chodzi. Posłużmy się dłuższym przykładem, aby to lepiej zrozumieć.

Załóżmy, że jesteśmy odpowiedzialni za dział sprzedaży i chcemy wiedzieć, jak nam idzie. Zajmiemy się wobec tego całkowitą sprzedażą. Patrzymy na najbliższy miesiąc, mamy luty 2016. Standardem będzie dla nas polski złoty (PLN) i mierzymy całkowitą sprzedaż w tym miesiącu. Mamy tym samym nasz miernik – całkowita sprzedaż w lutym 2016 i jego wartość to 1000 PLN.

Dobrze to wiedzieć, niemniej sam miernik niewiele nam mówi i warto by go było do czegoś odnieść i porównać (pewnie zastanawiamy się, czy 1000 PLN to dużo czy mało). Zaczynamy mierzyć naszą sprzedaż w kolejnych miesiącach i finalnie otrzymujemy dane z kolejnych miesięcy od lutego 2016 do lutego 2017. Teraz mamy już jakiś kontekst, możemy porównywać wyniki sprzedaży w poszczególnych miesiącach i obserwować trend. Całkowita sprzedaż od luty 2016 do luty 2017 jest naszą metryką.

Przed nami kolejny rok i zastanawiamy się, jak zaplanować budżet i jakiej sprzedaży powinniśmy się spodziewać.  W wyniku analiz obliczyliśmy wartości oczekiwane sprzedaży (trend bazowy) i w kolejnym roku będziemy mierzyć wyniki naszej sprzedaży względem planu. Właśnie stworzyliśmy nasz wskaźnik – całkowita sprzedaż od luty 2017 do luty 2018 względem planu. Jednocześnie pozwala nam on na podejmowanie kluczowych decyzji związanych z naszym biznesem (wyznacza nasz cel) i jest on naszym KPI. Możemy także powiedzieć, że udoskonaliliśmy naszą metrykę poprzez uwzględnianie planowanego trendu.

Minął kolejny rok i nasze podejście do mierzenia nie sprawdza się do końca. Mamy nasz KPI, dzięki czemu wiemy, jak nam idzie. Niemniej chcielibyśmy jeszcze potrafić reagować z wyprzedzeniem. Dokonujemy kolejnej analizy i wprowadzamy wskaźnik wyprzedzający (leading indicator) w postaci mierzenia ilości zapytań względem minimalnej ilości, której się spodziewamy. Dzięki temu możemy poprawiać naszą sprzedaż już na wcześniejszym etapie związanym z samymi zapytaniami. Możemy także analizować ilość pozyskanych klientów, jako wskaźnik opóźniony (lagging indicator) dla poprawy jakości zapytań.

 

Po co to wszystko?

Measurement is the first step that leads to control and eventually to improvement. If you can’t measure something, you can’t understand it. If you can’t understand it, you can’t control it. If you can’t control it, you can’t improve it.
H. James Harrington

Mam nadzieję, że omówienie podstawowych pojęć związanych z mierzeniem pozwoli Wam uporządkować ten obszar w swoich projektach. Bardzo możliwe, że mierzycie już teraz sporo elementów Waszego procesu, zwłaszcza, że wiele narzędzi zawiera wbudowane metryki. Moim zdaniem warto korzystać czy to z gotowych rozwiązań czy też metryk dostępnych w sieci. Warto także wiedzieć, jak zostały one skonstruowane i czemu mają służyć. To pozwoli nam na podejmowanie lepszych decyzji w naszych projektach. Jeśli natomiast do tej pory mierzenie było Wam obce, to zachęcam do skonstruowania i wdrożenia pierwszych metryk. Raczej nikt z nas nie prowadzi samochodu zupełnie ignorując wszelkie wskazania dotyczące naszej jazdy. Czy lider może prowadzić projekt nie wiedząc, co się tak naprawdę w tym projekcie dzieje?

 

Image credit: (c) Pixabay 

Może ci się spodobać również Więcej od autora

Komentarze

This site is using the Seo Wizard plugin created by http://seo.uk.net/