Co jest najważniejsze w rozmowie jeden na jeden?

341

Efektywne spotkania jeden na jeden pozwalają na poruszanie się w kilku obszarach i stwarzają przestrzeń na dawanie feedbacku, dyskusję o aktualnym stanie prac, rozmowę o planach rozwojowych, a dla doświadczonych i odpowiednio przygotowanych liderów także możliwość coachingu dla rozmówcy.
Jak możemy zwiększyć efektywność naszych spotkań?

Przede wszystkim powinniśmy zacząć od określenia tego, jak będą wyglądały nasze regularne spotkania (forma, zasady) i co chcemy na nich omawiać (plan, treść). Gdy zestawiamy te elementy razem, mamy naszą strukturę efektywnych spotkań jeden na jeden. Poniżej znajdziecie kilka wskazówek dotyczących zarówno formy spotkań, jak i ich treści.

Zasady – ustal zasady, które będą przestrzegane przez Ciebie i pozwolą na efektywne spotkanie. Przykładowo możesz:

  1. Określić rytm spotkań (co 2 tygodnie, poniedziałek o 10.00 w Sali 10, 30 minut na spotkanie)
  2. Ustalić, że obie strony są zawsze przygotowane na spotkanie.
  3. Trzymać się ustalonych terminów – nie przesuwasz, nie anulujesz spotkań (to pokazuje, że są one ważne dla ciebie i szanujesz rozmówcę).
  4. Trzymać się (zwykle) tego samego planu, dzięki czemu spotkania nie będą zaskoczeniem.
  5. Być elastycznym – trzymanie się planu nie oznacza, że w ważnych przypadkach należy go przestrzegać za wszelką cenę. Być może jakiś temat dla rozmówcy będzie na tyle istotny, że zajmie cały czas spotkania.
  6. Robić notatki – pozwala nam to śledzić historię rozmów, lepiej się przygotować do spotkań oraz podejmować działania po rozmowie (wynikające z notatek)
  7. Unikać wszelkich rozpraszaczy – komórki, tablety – najlepiej wyłączyć przed spotkaniem, żeby nie rozpraszały nas w trakcie.
  8. Ustalić spójną nazwę spotkań, która będzie się jednoznacznie kojarzyła naszym rozmówcom. Przykładowo w naszej organizacji popularne są „Rozmowy przy kawie” czy „Pogadanki”.
  9. Więcej słuchać, mniej mówić – wbrew pozorom wielu liderów ma z tym problem i warto to sobie przypominać przed samym spotkaniem.

Plan – warto nakreślić plan typowego spotkania, który będzie zawierał następujące elementy:

  1. Powitanie – dobrze jest rozpocząć rozmowę od zwykłego „Cześć, co słychać?”. Dość szybko pozwoli nam to określić nastrój drugiej osoby i odpowiednio podejść rozmowy.
  2. Omówienie aktualnego stanu – czyli co się udało zrobić, czy wszystko przebiega zgodnie z planem, czy wyszły jakieś nowe rzeczy itp. W dłuższej perspektywie (wielu spotkań) będziemy coraz lepiej rozumieć, czy nasz rozmówca ma z czymś problemy, czy w jakimś obszarze wyróżnia się itp.
  3. Problemy i przeszkody – sprawdzamy, czy jest coś, co utrudnia pracę i możemy w tym pomóc.
  4. Wsparcie – pytamy, czy możemy w czymś pomóc. Pomoc może przybierać różne formy, czasem oznacza wykonanie działań z naszej strony, czasem podpowiedzenie, podzielenie się swoim doświadczeniem, a czasem po prostu wysłuchaniem drugiej osoby.
  5. Rozwój – zakładam, że jakiś plan rozwojowy między liderem i rozmówcę jest określony i regularne rozmowa to dobry moment do upewnienie się, że plan jest realizowany.
  6. Co jeszcze – warto zapytać na koniec, czy jest jeszcze jakiś temat do omówienia, czy o czymś nie zapomnieliśmy. Być może tutaj pojawi się temat, dla którego wcześniej nie było przestrzeni na spotkaniu.
  7. Podsumowanie – jeśli podczas spotkania ustalamy konkretne akcje / działania, to warto je podsumować na koniec. Dobrą praktyką jest też przesłanie po rozmowie pisemnego podsumowania (na przykład w oparciu o nasze notatki ze spotkania).
  8. Podziękowania – na pożegnanie zawsze warto podziękować za poświęcony nam czas.

Moim zdaniem stosowanie tych kilku prostych zasad pozwala na prowadzenie efektywnych spotkań jeden na jeden, a w przypadku gdy mamy wiele takich spotkań z różnymi osobami, pozwala nam to na uporządkowanie wszystkich rozmów w ramach tego samego wzorca.

 

image: (c) Hansel Teo

Komentarze
This site is using the Seo Wizard plugin created by http://seo.uk.net/