Syndrom Mail Managera

141

Dziś poczta elektroniczna używana jest w zasadzie do wszystkiego i przez każdego. Badania wykazały, że każdego dnia wysyłanych jest 100 miliardów maili biznesowych. Spędzamy średnio cztery godziny codziennie na sprawy związane z pocztą elektroniczną, czyli połowę naszego dnia pracy. Każdy z nas wysyła 37 maili na dzień i odbiera 78, co w sumie daje 115 maili. Oczywiście zdarza się, że liczby te są zdecydowanie wyższe dla konkretnych przypadków. Szacuje się, że każdy z nas sprawdza pocztę około 36 razy w ciągu godziny i zwykle powrót do pełnej koncentracji dla poprzedniej czynności zajmuje nam 16 minut. Sprawdzanie poczty to jedna z naszych pierwszych porannych czynności i jedna z ostatnich każdego wieczora. Czy maile rządzą naszym życiem i czy wpływają na naszą efektywność?
Dziś chciałbym opowiedzieć Wam moją historię, historię Mail Managera…
Gdy zaczynałem swoją pracę zawodową jako programista moim głównym narzędziem pracy było szeroko rozumiane środowisko deweloperskie (IDE, edytory, konsole, wirtualne maszyny, przeglądarki itp.). Jedną z aplikacji, która także towarzyszyła mi w codziennej pracy, był klient poczty elektronicznej. Wówczas używałem go sporadycznie, nie miałem potrzeby się z nim bliżej wiązać i swoją uwagę skupiałem na działaniach w innych obszarach.

Z biegiem czasu, wraz z zmianą mojej roli w ramach organizacji, zaczęło się także zmieniać moje nastawienie do aplikacji pocztowej. Narzędzie wcześniej stosowane sporadycznie bardzo szybko pozyskało moją uwagę, aż nagle, któregoś dnia, zrozumiałem, że nie potrafimy bez siebie żyć. Zaobserwowałem, że:

  • Dzień zaczynał się i kończył sprawdzaniem maili
  • W trakcie dnia klient pocztowy stale mi towarzyszył
  • Na czas przebywania poza komputerem stacjonarnym znalazłem godne zastępstwo w postaci aplikacji pocztowej na smartfona

Zrozumiałem, że tak dalej być nie może, że moja produktywność mocno na tym cierpi i postanowiłem przeanalizować całą sytuację, co przełożyło się na diagram zbliżony do poniższego.

mail_manager_1

Oczywiście wraz ze zmianą roli, ilość zadań związanych z szeroko rozumianym zarządzaniem znacznie wzrosła, a to przełożyło się także na dużo większy udział komunikacji w mojej pracy. Nie da się ukryć, że poczta elektroniczna jest jednym z tych narzędzi komunikacji, które towarzyszą każdemu liderowi. Często pracujemy zdalnie, współpracujemy z wieloma osobami, z którymi nie mamy bezpośredniego kontaktu, chcemy przekazać informację, która nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Ten model komunikacji działa w trybie asynchronicznym, czyli wysyłamy komunikat, ten jest odbierany, analizowany i następnie otrzymujemy odpowiedź. Czas między wysłaniem komunikatu i otrzymaniem informacji zwrotnej nie jest znany i może wynosić od kilku sekund  do nieskończoności (brak odpowiedzi).

Pojawia się pierwszy ważny element analizy – nieznany czas odpowiedzi.

Zaobserwowałem także, że wysyłając maile zmuszony jestem to przerwania wątku i przełączenia się w inny, aż do momentu otrzymania odpowiedzi, kiedy mogą wrócić ponownie do poprzedniego wątku. Pojawia się drugi element analizy – zawieszone wątki.

Bardzo często zdarzało się także, że poszukiwałem różnych informacji wśród maili, gdyż nie były one gromadzone w innych miejscach. Pojawia się trzeci element analizy – maile jako moje centrum informacji.

Nie pozwól, by maile sterowały Twoją pracą, podejmij proaktywne działania i zmień złe nawyki

Zastanowiłem się także, która z zidentyfikowanych przeze mnie przyczyn jest najbardziej dokuczliwa i moim zdaniem głównym powodem dla którego stajemy się Mail Managarem i pozwalamy, aby program pocztowy sterował naszą pracą, a czasem i życiem, jest fakt pojawiania się otwartych wątków. Nasz umysł nie radzi sobie z taką sytuacją najlepiej i stara się jej przeciwdziałać – stąd ciągła potrzeba szybkiego zamykania tematów, które „wiszą na mailach”.

W efekcie, starając się przeciwdziałać objawom syndromu Maila Managera, postanowiłem wprowadzić zmiany w swoim zachowaniu:

  • Wszystkie tematy, które byłem w stanie szybko omówić, dyskutowałem bezpośrednio (skype, face to face)
  • Wszystkie tematy, które wymagały szerokiego wyjaśnienia i jednocześnie nie wymagały formy pisanej, starałem się omawiać bezpośrednio (skype, face to face)
  • Wszystkie ważne informacje trafiały ze skrzynki w inne miejsca, lepiej to tego predysponowane
  • Do zarządzania zadaniami zastosowałem inny program (zrezygnowałem z wbudowanego modułu do zadań w kliencie pocztowym)
  • Wyłączyłem automatyczne sprawdzanie maili na urządzeniach mobilnych
  • Ustawiłem w swoim planie dnia momenty na pracę z klientem pocztowym

Te działania pozwoliły mi ponownie odzyskać równowagę i zdecydowanie wpłynęły pozytywnie na moją produktywność, choć wymagały ode mnie pracy przez  wiele tygodni, a nawet miesięcy. Dziś bardziej efektywnie zarządzam swoim czasem, moja skrzynka pocztowa jest w stanie „Inbox 0”, a ja sam czuję się dużo lepiej.

Komentarze
This site is using the Seo Wizard plugin created by http://seo.uk.net/